Bristol Myers Squibb (BMS) es una de las farmacéuticas globales más reconocidas, con presencia internacional y estrictos procesos regulatorios, especialmente en mercados como México. En sus plantas ubicadas en Barranca del Muerto y Tlalpan, gestionaban diariamente la revisión, modificación y aprobación de diseños de empaques para medicamentos OTC y controlados, bajo la Norma Oficial Mexicana 072. 

El proceso tradicional involucraba personal externo operando físicamente dentro de las plantas, llevando equipo, impresoras y documentos impresos para lograr la aprobación física de cada versión de empaque, lo que generaba riesgos operativos, lentitud, y una trazabilidad limitada.

El sistema de trabajo físico generaba múltiples cuellos de botella: 

• Presencia diaria de personal externo con equipo dentro de áreas sensibles. 

• Retrasos por recopilación de firmas físicas en papel, especialmente entre múltiples departamentos. 

• Reprocesos por falta de sincronía entre versiones aprobadas y nuevas versiones de diseño. 

• Riesgos por errores de impresión, ya que los impresores trabajaban con archivos distintos. 

• Falta de trazabilidad y auditoría eficiente sobre cada etapa del proceso. 

BMS buscaba eliminar la presencia física de equipos externos, proteger la información crítica, acelerar la cadena de aprobación, regular la impresión y garantizar la calidad visual entre distintos proveedores de impresión. 

ROC Worldwide Agency presentó SICODI, un sistema web de gestión documental diseñado específicamente para digitalizar, estandarizar y auditar el proceso de revisión y aprobación de empaques farmacéuticos. 

SICODI permitió: 

• Registro de usuarios internos y externos con roles y permisos por área (Asuntos Regulatorios, Diseño, Aprobación). 

• Firma digital asignada a cada usuario para validar archivos en PDF. 

• Flujo de aprobación con plazos definidos y control de versiones. 

• Proceso de desaprobación con campos de retroalimentación y nueva carga de versión. 

• Envío automático a buzón de impresión con notificación al proveedor asignado. 

• Control de impresiones: el impresor debía descargar el archivo en un máximo de 3 intentos, emitir un certificado y validar que la versión fuera la correcta. 

• Bitácoras, alertas, auditorías, y trazabilidad completa de cada archivo, usuario y acción. 

• Participación en licitación cerrada junto con otras 10 agencias. 

• Desarrollo de propuesta técnica y presentación frente a comité de BMS. 

• Adaptación del flujo de trabajo a las normas regulatorias mexicanas y protocolos internos de BMS. 

• Capacitación a los distintos equipos internos de BMS en el uso de SICODI. 

• Implementación gradual por planta y por tipo de producto. 

• Eliminación total de personal externo en plantas. 

• Reducción drástica de tiempos de aprobación de empaques. 

• Cero errores de impresión por archivos incorrectos en más de una década. 

• Mayor seguridad en la gestión de documentos regulados. 

• Control estandarizado de impresores y calidad de impresión entre proveedores. 

• Preferencia continua de BMS como proveedor durante 11 años. 

El caso SICODI es un ejemplo de transformación digital aplicada con precisión quirúrgica a un proceso altamente regulado y sensible. No se trató de software genérico, sino de una solución diseñada desde la lógica del problema, con un enfoque de seguridad, trazabilidad y eficiencia. 

Lección clave: digitalizar no es simplemente “mover a la nube”, sino diseñar un nuevo flujo de trabajo con reglas claras, usuarios responsables y validación inteligente. 

Nota final: El sistema operó exitosamente hasta que el portafolio OTC de BMS fue adquirido por Reckitt Benckiser. Su permanencia por más de una década demuestra la solidez y adaptabilidad de la solución desarrollada.